Les catastrophes naturelles comme les ouragans, les inondations, les tornades et les incendies sont hors de notre contrôle et peuvent frapper à tout moment. La bonne nouvelle est que nous pouvons planifier à l’avance, nous préparer à réagir et nous en remettre. En fait, ce que vous faites tôt avant qu’une catastrophe ne se produise est plus important que ce que vous faites après la catastrophe pour protéger votre famille et votre maison. Pour les propriétaires d’entreprise, en particulier pour les petites entreprises, c’est aussi essentiel que de s’assurer de reconstruire leur entreprise après la dévastation.
Pour assurer la continuité et protéger votre entreprise et vos employés, voici quelques conseils sur ce que vous devez faire avant, pendant et après une catastrophe naturelle :
1. Créer un plan d’urgence
Source : nahbnow.com
Si une force de la nature frappait votre petite entreprise, que pourrait-il se passer dans les prochains jours ? Tout d’abord, vous devez percevoir les scénarios possibles qui pourraient se produire pendant et après la catastrophe. Comprendre les risques potentiels vous permet de développer un plan d’intervention d’urgence efficace, ainsi que les mesures que vous devez prendre pour protéger votre entreprise, vos employés, vos données et toutes les personnes connectées à votre entreprise.
Désignez un chef d’équipe pour gérer la délégation des responsabilités à chaque membre après la dévastation si vous pensez que vous serez trop occupé pour le faire vous-même. De plus, les éléments suivants devraient faire partie de vos actions de sécurité pendant la catastrophe :
- Évacuation. Vérifiez votre système d’alarme incendie s’il fonctionne bien. Si votre bâtiment n’en a pas, vous pouvez utiliser tout ce qui est possible pour avertir tout le monde d’évacuer, comme des avertisseurs pneumatiques. Assurez-vous que tous les employés sachent où se trouvent les sorties.
- Abri. Il devrait y avoir une pièce désignée comme abri pour tout le monde si nécessaire, comme lorsqu’il y a un avertissement de tornade. Assurez-vous que cette zone est la partie la plus solide du bâtiment.
- Abri sur place. Comme les risques chimiques ou les tornades, certaines crises vous obligent à trouver un endroit sûr à l’intérieur jusqu’à ce qu’il y ait un ordre des autorités pour l’évacuation.
Avant la catastrophe, voici ce que votre équipe pourrait faire :
- Gardez toujours une trousse d’urgence ou de premiers soins bien approvisionnée sur votre lieu de travail et assurez-vous que tout le monde sait où la trouver.
- Définissez les meilleures méthodes de communication au sein de votre équipe – des e-mails aux SMS, appels et autres applications de messagerie pratiques pour tous les membres de votre équipe.
2. Sauvegardez les données importantes
Au début, vous devriez déjà avoir sauvegardé vos données les plus critiques et les avoir stockées en toute sécurité, telles que votre licence commerciale, vos documents juridiques, vos principaux contrats, vos états financiers, vos déclarations de revenus et autres fichiers commerciaux et clients. Assurez-vous qu’ils sont accessibles en toute sécurité depuis les appareils que vous utilisez après le sinistre.
Par exemple, vous pouvez créer des sauvegardes de fichiers électroniques en les analysant, en les téléchargeant et en les synchronisant dans un système de stockage en nuage.
3. Contactez votre compagnie d’assurance
Source : inc.com
Il est toujours préférable de rencontrer votre compagnie d’assurance pour revoir votre couverture actuelle si vous savez qu’une catastrophe est imminente. Examinez les limites de votre police actuelle pour vous assurer qu’elle est suffisante pour couvrir tout dommage éventuel pour votre entreprise. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez envisager d’investir dans une couverture supplémentaire en dehors de vos polices générales.
Après vous être assuré que vos employés sont en sécurité et pris en charge suite au sinistre, contactez votre compagnie d’assurance pour déposer une réclamation.
4. Savoir qui appeler
En plus de votre agent d’assurance, vous pouvez également faire appel à d’autres professionnels avant, pendant ou après une catastrophe naturelle. Saviez-vous que la FEMA (Agence fédérale de gestion des urgences) dispose également de ressources ?
Plus important encore, connaissez les entreprises de restauration près de chez vous pour vous aider à nettoyer les dégâts et à restaurer tout ce qui reste. Ces entreprises ont généralement des experts avec des équipements spécialisés pour réparer et restaurer tout le contenu à l’intérieur de votre lieu de travail, y compris la structure. Pour des services de restauration professionnels, consultez Puroclean pour plus d’informations.
5. Gardez la communication avec votre équipe
Il peut être tentant de reprendre le travail immédiatement après la catastrophe, mais vous devez d’abord vous assurer que vos employés sont prêts à reprendre le travail. En outre, ils peuvent ne pas se concentrer s’ils sont toujours traumatisés par la catastrophe, ils devraient donc être prioritaires plus que votre entreprise. Contactez-les et indiquez clairement ce que vous attendez d’eux dans les jours ou semaines à venir, comme les nouveaux horaires de travail, si le travail à domicile est possible, l’état des routes ou la situation actuelle de votre immeuble.
6. Parlez à vos clients
Source : martech.org
Décrire les méthodes de communication avec vos clients après une catastrophe devrait faire partie de votre plan d’intervention d’urgence. Lorsque vous savez qu’une catastrophe est imminente, mettez à jour leurs coordonnées, comme les numéros de téléphone portable, les numéros de téléphone fixe et les autres comptes d’application de messagerie. Après avoir demandé comment ils vont et comment vous pouvez les aider s’ils sont directement touchés par la crise, informez-les de vos plans d’affaires, notamment :
- Vos dates de réouverture
- Si vous avez déménagé votre entreprise
- Quand reprendrez-vous de nouvelles commandes
- Si les livraisons sont possibles bientôt
Gardez à l’esprit que plus vous les informez tôt de votre réouverture, plus il y a de chances qu’ils achètent à nouveau chez vous.
7. Appelez vos distributeurs et fournisseurs
Faites-en une priorité de parler à vos fournisseurs ou distributeurs, surtout si le sinistre a eu un impact négatif sur votre entreprise. Si vous ne pouvez pas reprendre vos affaires avec eux tout de suite, assurez-vous de les informer. Sinon, demandez-leur s’ils peuvent continuer à vous fournir ce dont vous avez besoin, car vous devrez peut-être chercher d’autres fournisseurs ou distributeurs s’ils ne le peuvent pas.
8. Révisez votre stratégie commerciale
Après la catastrophe, vous souhaiterez peut-être évaluer vos opérations commerciales et déterminer comment vous pouvez augmenter vos ventes ou si vous devez passer à d’autres stratégies de marketing. Explorez tous les canaux possibles pour continuer à commercialiser votre marque et vous remettre d’une baisse potentielle des ventes due aux effets de la calamité.
Dans la plupart des cas, les gens trouvent toujours des moyens d’aider les autres qui ont été touchés par la catastrophe, mais ils ne sont pas sur place. Cela signifie qu’ils veulent étendre les dons, et Internet est le meilleur moyen de le faire sans visiter physiquement les zones touchées. Assurez-vous d’être disponible en ligne ou par téléphone et vos produits actuels sont mis à jour afin que vous puissiez être un instrument pour cette bonne cause. En même temps, vous continuez à faire des profits lorsque les gens achètent vos produits.
